永辉青禾商业保理（重庆）有限公司
一、客户概况
永辉青禾商业保理（重庆）有限公司隶属于永辉金融，背靠上市公司永辉超市（股票代码：601933）强大产业生态，是国内知名的食品生鲜领域供应链金融服务商。永辉金融总部坐落于上海，旗下布局永辉青禾商业保理、重庆永辉小额贷款等多家专业金融主体，深耕零售流通产业，聚焦供应链上下游中小微合作伙伴，针对性提供保理、小额贷款等综合金融服务，构建起产业与金融深度融合的服务体系。
作为金融类企业，公司日常运营产生海量档案资料，涵盖客户投融资档案、业务合同档案、财务凭证档案、行政人事档案、风控审批档案、合规资质档案等多个类型，档案数量庞大、保密属性强，同时金融行业对档案管理的规范性、安全性、可追溯性有着严格要求。随着业务版图持续扩张，传统手工档案管理模式已难以支撑企业发展，为此永辉金融选择与润普合作，搭建集档案管理、安全管控、流程审批、云存储、移动办公于一体的现代化档案管理平台。
二、项目背景
在项目落地前，永辉金融整体采用传统纯手工档案管理模式，办公区域配备大量实体档案柜用于存放纸质档案，档案整理、检索、调取完全依靠人工完成，依靠手工制作著录卡片、纸质目录台账进行管理。
伴随公司业务快速发展，服务的供应链客户持续增加，各类业务资料、财务单据、合同文件、人事档案等档案体量呈快速增长态势，档案品类也愈发多元化，纸质档案存储压力急剧上升。传统管理模式的弊端逐步凸显：人工检索档案耗时费力，查找效率极低；档案集中存放于实体柜，缺乏电子化备份，存在损毁、丢失风险；档案借阅、移交全靠线下登记，流程繁琐且无完整追溯记录；同时未建立分级权限体系，保密金融档案、客户资料的安全防护能力薄弱。
为实现档案管理电子化、标准化转型，提升整体办公效率与档案安全等级，永辉金融正式签约润普，依托专业档案管理系统搭建一站式信息化档案管理平台，全面替代传统手工管理模式。
三、项目解决方案
结合商业保理行业属性、金融合规要求以及企业原有管理痛点，润普为永辉青禾商业保理量身打造一体化综合档案管理平台，整合文件管理、预归档、全生命周期档案管理、云端存储、在线流程审批、个人工作台、移动办公、精细化权限管控等多项功能模块，实现档案 “收、管、存、用” 全流程线上化、智能化运转，具体方案内容如下：
（一）文件与档案全生命周期闭环管理
针对企业文件多、档案种类杂的特点，搭建从文件生成、临时存储、预归档审核、正式归档、日常利用、借阅流转、到期处置的全生命周期管理体系，实现电子档案与纸质档案同步管理。
文件临时管理与预归档
员工日常办公产生的合同初稿、业务报表、沟通文件等零散资料，可先上传至文件管理中心进行临时存储与在线编辑。文件定稿后，统一转入预归档管理区，由档案管理员对文件完整性、合规性进行线上审核，审核通过后再归入正式档案库；审核不通过可在线退回并标注修改意见，从源头把控档案质量，避免无效、残缺资料入库。
分类归档管理
结合企业业务架构，系统支持自定义多级档案分类目录，按照客户档案、业务档案、财务档案、行政人事档案、风控合规档案五大核心类目进行划分，每个大类下再细分二级、三级子目录，例如客户档案可按合作区域、合作类型再次分类。所有档案归类清晰、层级明确，彻底解决纸质档案混杂堆放、分类混乱的问题。
（二）智能检索系统，打造高效查档体验
平台搭载全文检索引擎，实现类搜索引擎式的 “百度式查询” 功能，彻底颠覆传统手工翻卡片、查目录的低效模式。 系统支持关键词检索、全文内容检索、档案编号检索、多条件组合检索，员工可通过档案名称、业务关键词、归档时间、所属部门、档案类型等多个维度组合筛选目标档案。对于扫描件、图片类纸质数字化档案，依托 OCR 文字识别技术，可识别图片内文字内容并纳入检索范围。海量档案库中，用户输入关键词即可在数秒内精准定位所需资料，大幅缩短查档耗时，提升档案利用效率。
（三）精细化权限管控，筑牢金融档案安全防线
金融行业档案涉及客户隐私、商业机密、财务数据、风控信息，保密要求极高。平台落地基于角色的分级权限管控体系，结合细粒度操作权限划分，实现档案安全隔离、合规使用。按照组织架构与岗位职责，划分超级管理员、档案管理员、部门负责人、业务员工、普通职员等不同角色，不同角色配置不同的档案访问范围。针对单份文件、单个档案目录，独立配置在线预览、查阅、借阅、下载、打印、转发、编辑、删除等操作权限。对于客户核心资料、财务凭证、风控涉密档案，严格关闭下载、打印、外发权限，仅保留在线预览权限”。
（四）全线上流程审批体系，简化办公流转环节
平台内置可视化流程设计工具，针对档案全场景业务搭建标准化线上审批流程，全面替代线下纸质签字、人工跑腿模式。 支持自定义档案借阅、档案移交、档案外借、档案销毁、权限变更等各类审批流程，可灵活设置多级审批节点、审批人顺序。员工发起档案借阅申请后，系统自动将待办任务推送至对应审批人，审批人在线完成同意、驳回、备注等操作；审批通过后申请人即可正常使用档案，档案到期系统自动推送催还提醒。全流程线上流转，不仅提升审批效率，也让每一项档案业务都有据可查、全程可控。
四、应用成效与价值
（一）实现档案管理标准化、现代化转型
平台落地后，企业彻底摆脱传统手工管理模式，建立起统一、规范的档案收集、归档、保管、利用体系。电子档案与纸质档案同步管理，目录台账电子化，档案分类清晰、管理有序，推动档案管理从 “粗放人工式” 向 “标准信息化” 转变，整体管理水平显著提升。
（二）档案检索与利用效率大幅提升
智能检索功能替代人工翻找目录、查阅卡片，查档效率提升数倍，员工无需再耗费大量时间寻找资料，档案的实用性与流转效率得到充分释放，有效赋能前端业务开展。
（三）强化档案安全与合规管控
精细化权限体系 + 全流程操作日志，形成多层安全防护网，有效保护客户信息、财务数据、商业机密等涉密档案。档案借阅、处置全流程线上审批、全程可追溯，完全匹配商业保理、小额贷款等金融行业的监管合规要求，规避管理风险。
（四）简化审批流程，降低人力成本
档案借阅、移交、销毁等流程全部线上化，减少线下签字、人工登记、来回跑腿等繁琐工作，大幅降低档案管理人员与各部门行政人员的工作量，节约人力成本。
五、项目总结
本次与永辉青禾商业保理的合作，润普结合食品生鲜供应链金融企业的业务特点、档案管理痛点与行业合规要求，打造了功能全面、安全稳定、易用高效的一站式档案管理平台。平台成功帮助企业完成档案信息化升级，解决了传统纸质档案管理效率低、安全弱、流程繁、追溯难等核心问题。
