浏览量:

分享｜中小企业常见的文件安全管理问题及解决方案

行业动态 / 2023-10-31 09:00:00 文档管理系统

       随着企业数据的逐年累积和数据泄露成本的不断增加，文件安全问题变得越来越重要。与大型企业相比，中小企业更关注业务发展，对文件安全缺乏足够的重视，同时由于技术力量的限制，使其面临更大的文件安全隐患。

具体存在哪些隐患呢？

一、赋予员工过于开放的文件权限

       中小企业文件管控意识薄弱，员工对办公文件的操作权限极大。基本上，当员工想对具体的文件产生操作行为时，只要找到文件，就能下载、查看、发送等。这些权限基本上都是一次性授权给员工的，没做到文件权限的细颗粒度管控，文件操作行为难以规范。



二、文件分散易流失

       办公文件是企业重要的数字资产，中小企业没有统一管理数字资产的精力和技术手段，这对企业的长期发展不利。中小企业的文件大多散落在员工办公电脑上或各个应用系统里，员工代替企业管理这部分文件，人员流动、设备因素、不规范管理等情况使文件随时面临着流失的风险，对企业的业务运转也存在一定风险。


三、操作无记录，危险行为无预警

       上面提到，赋予员工的文件权限过于开放，这就会导致员工对文件的操作行为不可控。并且，中小企业没有做到文件操作全程记录，导致员工能随意操作办公文件，严重的还会造成重要文件泄漏、恶意修改文件内容。这些不规范的文件操作行为，企业没有监控、预警技术及时中止，又无操作记录，出现了问题也难追查问责。


四、病毒隐患

       近年，勒索病毒层出不穷，许多大型知名企业都遭受过勒索病毒入侵，造成巨额损失。网络安全更薄弱的中小型企业更容易受到勒索病毒入侵，一旦被勒索病毒攻击，又没有备份办公文件，只能任人宰割。
以上是中小企业在文件方面存在的主要隐患。如何应对这些安全隐患呢？

应对建议：


1. 精细化管控文件权限。

给予员工的文件操作权限应该细化，满足员工的工作执行要求即可。不同工作需求的员工拥有不同的文件操作权限，不同等级的文件也要赋予相关的文件权限，让员工仅能在权限范围之内操作。

2. 企业文件集中存储管理。
把散落在电脑上的文件统一存储管理起来，离职员工的文件也要安全交接，降低因设备、人员因素带来的文件流失风险，确保企业文件完整性。
3. 文件操作行为全程记录，不规范操作及时中止。
通过安全日志全程记录文件的操作行为，方便日后安全审计以及事后导出追查。设定文件危险操作行为规则，例如短时间内多次删除、下载等，一旦触发规则及时消息通知管理人员管理。
4. 文件防毒、数据备份。
       为防止勒索病毒感染，办公中应用、存储的文件必须具备安全扫描环节，发现病毒文件及时阻止上传、扩散。并做好备份数据，紧急时刻利用备份数据快速恢复。中小企业IT力量有限，难以在技术手段上自给自足，借助专业的文件管理系统管理文件是低成本高效率的选择。通过企业级的文件管理系统实现精细化的权限管理、文件集中、离职数据一键交接、安全日志、数据备份、文件反病毒等等，不仅帮助企业统一管理文件，还提供高效的文件应用，让企业文件安全与办公效率如虎添翼！

润普

最新动态

点击阅读更多内容
本站使用百度智能门户搭建 管理登录