政府

构建 “内网文件有序管理、跨网文件安全摆渡、档案长期合规归档” 一体化解决方案。

行业背景

各级党政机关、事业单位、政务服务中心、街道乡镇基层单位，日常业务覆盖行政审批、项目建设、民生服务、社会治理、保密管理、审计督查等核心工作。政务工作全程产生海量内部办公文件、审批卷宗、项目资料、工程图纸、征地材料、民生档案、音视频影像、审计台账等核心数据资产，是政府履职、依法行政、为民服务、责任追溯的重要凭证。

大多数政务单位普遍存在三大短板：内网文件散乱失管、权限失控；内外网无合规交换通道，摆渡风险极高；业务文件与档案管理脱节、归档依赖人工、追溯能力弱。传统的文件夹管理、U盘拷贝、纸质归档模式，已无法满足政务安全、高效办公、合规存档、审计督查、长期存证的数字化需求。

痛点

内部文件分散存储在工作人员电脑、共享文件夹、移动存储设备中，无统一管理平台，文件多版本并存、重复冗余、过期堆积、查找困难。内网文件权限粗放，内部敏感资料可随意拷贝、打印、外传，文件借阅、修改、删除无审批、无留痕。

日常对外报送、公示发布、平台填报、政企对接需要频繁跨网传文件。传统依赖U盘、私人邮箱、社交工具摆渡文件，极易引入病毒木马，造成内网中毒、系统瘫痪、业务中断。跨网传输无内容预审、无审批流程、无加密防护、无操作台账。

单位业务文件与档案管理相互独立，系统不通、数据不通、流程不通。日常审批文件、项目材料、民生卷宗全部依靠人工收集、整理、归类、录入归档，工作量大、效率低。档案缺少全生命周期闭环管理，电子档案与纸质档案不同步，过期档案、废止资料未及时清理封存。

单位内部 OA、业务审批系统、财务系统、项目管理系统相互独立，文件数据互不连通。相同资料需要多次重复上传、重复整理，跨科室调取关联资料需要多方沟通人工传递，无法实现关联材料一键调取，大幅降低政务协同效率，也容易出现多系统资料信息不一致的问题。

海量纸质材料数字化、文件著录、档案编目、台账统计、到期提醒等工作依靠人工完成。缺少 OCR 识别、智能分类、自动预警、报表批量导出等智能化工具，档案人员、行政人员长期陷入重复性事务，难以聚焦业务核心工作，基层人手不足的矛盾进一步放大。

电子文件随意存储，未按照长期保存标准固化格式，软件升级、存储设备老化、格式不兼容，造成多年重要文件、图纸、影像资料无法正常打开。同时缺少电子档案存证、防篡改机制，电子资料真实性、完整性无法得到有效认定，不能作为有效的审计、纠纷凭证。

内网文件分散杂乱，安全管控缺失

内外网物理隔离，文件交换风险突出

文件档案两张皮，归档合规压力大

多系统数据孤岛，资料协同调取困难

缺少智能化辅助能力，人工事务负担繁重

电子资料长期保存能力不足，存在资料失效风险

内网文件管理解决方案

支持按照科室、业务类型、项目搭建多级目录体系，适配政府公文、会议资料、审批卷宗、项目资料等全品类文件。支持自定义文件编码、目录模板，杜绝文件杂乱、重复、缺失，实现内网文件 “一口归集、统一管理”。

统一集中存储、标准化分类管理

1

基于组织架构实现部门、岗位、人员精准授权，细分预览、下载、打印、编辑、外发、删除权限，严格做到最小权限原则，杜绝越权访问、违规操作，适配政务分级管理要求。

精细化权限管控

2

文件采用加密存储与加密传输，全部文件预览、打印、下载自动加载动态溯源水印，包含人员姓名、部门、IP、时间等溯源信息。针对核心文件支持禁止打印、禁止下载、只读浏览等强硬防护策略，从源头杜绝内网资料外泄、私自扩散。

全方位防泄密安全体系

3

系统自动留存文件历次修改版本，支持新旧文件一键比对，清晰展示修改内容、修改人员、修改时间。文件发布、传阅、借阅、归还、废止全程线上流程化，过期文件自动锁定、旧版文件禁止使用，彻底解决版本混乱、错用文件问题。

文件版本管控与生命周期闭环

4

所有新增、修改、删除、借阅、打印、外传操作自动生成不可篡改日志，永久留存，可随时检索、导出、备查，满足检查、审计巡查、责任倒查合规要求。

全操作审计留痕、可查可溯

5

完全适配国产操作系统、国产芯片、国产数据库，兼容党政信创软硬件环境，满足政府信创改造落地标准。

全面信创生态适配

6

针对政务内网办公场景，实现全员、全类型、全流程文件标准化、安全化、数字化管控，彻底替代个人电脑、零散共享盘管理模式，构建单位内部安全、规范、有序的文件资源中心。

内外网文件交互管理解决方案

支持内网、政务外网、互联网之间可控文件流转，支持单向、双向流转策略配置，适配对外公示、上级报送、平台申报、政企对接、数据上报等各类跨网业务场景，严格符合政务网络安全隔离规范。

多网隔离安全摆渡通道

1

所有跨网文件必须线上发起审批，支持经办人、部门负责人多级审核。系统搭载敏感内容识别、敏感关键词筛查，自动拦截违规文件、核心资料、敏感信息外流，配合人工预审双重把关，杜绝违规流转。

多级审批 + 智能内容预审

2

跨网外发文件可自定义有效时长、打开次数、是否允许下载打印。文件全程带水印、超时自动失效，有效防止文件外泄扩散、恶意传播。

外传文件精细化安全管控

3

每一份跨网文件的流转记录、审批流程、操作人员、访问日志、操作 IP 全部自动存档、不可篡改，自动生成标准化台账，可随时导出用于督查、审计核查、责任界定。

全量流转台账自动存证

4

支持大批量文件批量上传、批量预审、批量推送、批量归档，适配政府集中报送、季度上报、年度汇总等高频工作场景，大幅提升办公效率。

批量高效流转能力

5

专为政务多网物理隔离环境设计，替代传统 U 盘人工摆渡高危方式，建立可审批、可预审、可加密、可管控、可溯源的合规跨网文件交换通道，兼顾政务安全与办公效率。

6 全生命周期档案管理解决方案

支持文书、基建项目、不动产民生、会计、人事、声像、政务审批、纪检审计等全门类综合档案分类管理，内置国家标准档案分类方案、元数据规范、档号编制规则。支撑纸质档案数字化成果入库与原生电子档案同步归档，系统可灵活配置不同门类档案著录模板，满足各科室、下属单位差异化归档要求。

多门类档案统一管理

1

打通内网文件平台、政务业务系统接口，支持电子文件自动推送归档、手动一键归档、批量导入归档三大模式。业务办结形成的审批材料，直接流转至档案系统完成预归档。系统支持设置归档范围、保管期限、密级自动匹配规则。

多元渠道智能归档

2

所有档案借阅执行线上申请、多级审批流程，根据档案密级、保管范围配置差异化权限。查阅全程生成利用台账，记录查阅人、查阅内容、用途、时间，做到每一次档案利用有据可查。

分级授权线上利用，规范档案借阅

3

提供目录检索、全文检索、文号检索、时间区间检索等组合查询能力。档案原文快速调阅，支持跨门类档案关联检索，例如调取项目档案时同步关联对应的审批文书、验收材料。面向督查、审计、信访倒查场景，可快速批量导出相关档案材料，大幅减少人工翻档耗时。

多维检索，支撑档案高效查询利用

4

支持 OFD、PDF/A 长期保存格式，防止文件格式失效、篡改；建立电子档案备份策略，支持异地备份、定期校验，保障电子载体长期可读。支持库房台账管理、库位编码定位、温湿度记录联动、档案出入库登记。系统实时监控档案状态，预警超期未归还档案，实现库房精细化管理。

档案保管安全管控

5

信创全面适配，支持档案互联互通

面向机关综合档案管理需求，覆盖文书档案、工程档案、民生档案、人事档案、声像档案、行政审批卷宗等多门类档案，严格遵循《档案法》《归档文件整理规则》《电子档案管理系统通用功能要求》等国家规范，构建收集、整理、保管、利用、移交、销毁一体化综合档案业务体系，打通业务系统电子文件与档案平台数据通道，实现纸质档案数字化、电子档案规范化、档案利用智能化，建成符合数字档案馆标准的综合档案管理中心。