中国长城资产内蒙古分公司
中国长城资产管理股份有限公司内蒙古自治区分公司，是服务区域金融稳定、助力国企改革、盘活不良资产的重要国有金融机构。长期以来，分公司在项目处置、债权管理、合规运营中形成了大量文书、合同、项目、债权、人事等重要档案。这些档案既是业务开展的依据，也是国有资产信息的重要载体，对完整性、安全性、可追溯性有着极高要求。
随着业务量持续增长、监管标准不断提升，传统档案管理方式已难以满足日常运营需要：档案分散存放、调阅流程长、审批不透明、权限管控不够精细、审计追溯难度大。为进一步规范管理、强化风控、提升效率，分公司正式启动档案数字化建设，经过多轮对比与严格评审，最终选择广州润普，共同打造适配国企标准的专业档案管理系统。
一、项目背景
作为国有金融分支机构，长城资产内蒙古分公司对档案系统的需求清晰而务实：
- 把分散在各部门、各项目的档案统一集中管理，实现一键查询、快速定位；
- 建立标准化归档、借阅、移交、销毁流程，全程留痕、可审计、可追溯；
- 实现精细化权限控制，不同岗位、不同密级档案严格隔离，杜绝越权查看；
- 支持内外网安全访问，满足外勤、审批、跨部门协作的实际使用场景；
- 全面适配国企监管与内部审计要求，确保每一步操作都有据可查、有迹可循。
二、档案管理系统解决方案：从管理痛点到解决方案
润普结合国有金融机构的管理特点与实际业务场景，为长城资产内蒙古分公司搭建了一套稳定、安全、易用、可扩展的档案管理平台，重点实现以下能力：
1. 统一档案库，集中管理更清晰
系统建成统一档案中心，将项目档案、合同档案、债权资料、文书档案、人事档案、合规档案等全面纳入平台管理，按年度、部门、项目、密级多级分类梳理，彻底告别分散、混乱、查找难的状况。
2. 全流程线上化，工作更高效
归档、借阅、归还、移交、销毁、鉴定等全部流程线上化，员工发起申请、领导在线审批、系统自动提醒，流程透明、进度可视。借阅信息自动记录，到期自动提醒，大幅减少人工沟通与线下跑腿。
3. 权限分级管控，安全更可靠
采用 “用户 — 角色 — 权限” 三维管理模式，可精确到文件夹、文档级授权。支持查看、预览、打印、下载、水印控制等多种权限组合，高密级档案仅限授权人员访问，从源头降低信息泄露风险。
4. 全程留痕可追溯，审计更轻松
系统自动记录登录、上传、下载、打印、借阅、修改、删除等所有操作，日志不可篡改、长期保存。需要审计时，可快速导出报表，满足监管检查、内部审计、纪检核查等各类场景。
5. 统计与预警，管理更智能
支持档案存量、归档率、借阅情况、到期档案等多维度统计，自动生成报表，让管理者实时掌握档案整体状况，为业务推进、风险控制、资源调配提供数据支持。
三、实际应用价值：管理升级，实效可见
自润普国企档案管理系统上线以来，长城资产内蒙古分公司档案工作实现了明显提升：
- 管理更规范：从 “人工经验式管理” 转向 “系统标准化管理”，制度落地更到位；
- 查阅更高效：档案查找从过去耗时较长，变为几分钟内快速完成；
- 风控更严密：权限可控、流程可溯、操作留痕，完全符合国企与金融机构合规要求；
- 协作更顺畅：跨部门调档、项目资料共享更便捷，支撑业务高效开展；
- 审计更省心：随时可查、可导出、可追溯，应对检查更加从容。
此次合作，是广州润普在国有金融机构省级分公司档案数字化场景的又一成功实践。我们始终坚持：不做花哨功能，只解决真实问题；不套用通用模板，只做贴合国企需求的落地方案。
未来，润普将继续深耕国企、央企、金融、政法等高合规领域档案管理，以稳定可靠的系统、务实落地的服务、持续响应的支持，助力更多机构实现档案管理数字化、规范化、安全化。
