国药东风总医院
一、客户概况
国药东风总医院暨湖北医药学院附属东风医院，始建于 1927 年，1970 年整体搬迁至湖北十堰并完成整合，是一所集医疗、教学、科研、防保、康复、急救于一体的大型综合性三级甲等医院，先后获评全国百佳医院、全国百姓放心示范医院、湖北省三级优秀医院等多项荣誉。
作为区域核心医疗机构，全院及各分院日常产生海量档案资料，涵盖人事档案、行政公文、党群党建档案、医疗业务档案等多个类别。医疗档案兼具数量大、保存周期长、调阅频繁、安全等级高、跨院共享需求强等特点，同时医疗行业对档案归档、借阅、追溯、合规管理有着严苛标准。为解决传统档案管理弊端，实现多家分院档案统一管控、高效流转，国药东风总医院携手润普，共建标准化、智能化、一体化档案管理平台。
二、项目背景及建设目标
（一）现存问题
在系统上线前，医院及各分院长期采用纸质、电子档案分离管理模式，整体管理效率低下，存在多重风险与痛点：
1、档案管理割裂：纸质档案与电子档案分开存放，无统一管理平台，无法实现一体化管控；
2、档案存储分散：全院及各分院档案散落于各科室、各库房，日积月累导致存量档案体量庞大，老旧纸质档案出现破损、丢失等问题；
3、查档效率极低：缺乏智能检索工具，查找历史病历、多年前行政档案耗时漫长，查档时间远超实际阅档时间；
4、人工操作繁琐：档案编号、分类、著录等工作依靠人工完成，工作量大且易出错；
5、流程体系不完善：档案归档、借阅、鉴定、销毁等流程不规范，流转无记录、权限管控混乱；
（二）项目建设目标
结合医疗行业规范与医联体运营需求，医院明确核心建设目标：搭建医联体一体化档案管理平台，实现纸质档案电子化、全类型档案集中统一管理；优化目录分类与检索能力，实现快速查档；启用档案号自动编码，减少人工工作量；精细化分配总院、分院、各科室人员权限，支持跨院、跨部门档案调用；打造标准化线上审批流程，实现借阅期限可控、全程留痕，最终完成档案从收集、整理、归档、查询、借阅、鉴定到销毁、统计的全生命周期规范化管理。
三、解决方案
结合国药东风总医院医联体架构、医疗档案特性、国家档案管理规范及医院个性化需求，润普打造高并发、分级权限、智能编码、流程可定制、跨院共享的一体化档案管理解决方案，覆盖档案全生命周期所有业务场景，具体内容如下：
（一）标准化多级目录体系，精细化档案分类管理
严格遵循国家《归档文件整理规则》，结合医院业务特点搭建多层级档案分类目录，区分人事档案、行政档案、党群党建档案、医疗业务档案等一级类目，各类目下再按照分院、科室、业务类型细分二级、三级子目录，分类逻辑清晰、层级规范。系统支持为档案自定义标签，可按照病种、就诊时间、科室、档案用途等维度打上标签。搭配全局综合检索功能，支持按科室、年份、档案编号、关键词、标签等多维度组合查询，快速定位目标档案，大幅缩短查档耗时。
（二）档案号自动编码体系，规则化自动生成编号
根据医院统一规范，定制专属档案编码规则。工作人员完成档案提交后，系统按照预设规则自动生成唯一档案编号，顺序号根据科室档案数量自动递增，无需人工手动编写、登记编号。既统一了全院及各分院档案编码标准，又大幅减少人工录入工作量，规避编号重复、错编、漏编问题。同时依托档案号可反向溯源科室、年份、档案类型，辅助病历审查、档案统计工作。
（三）分级密级 + 多层角色权限，实现医联体权限精细化管控
结合医联体组织架构与医疗档案保密要求，搭建密级划分 + 角色分权 + 区域隔离三位一体权限体系，兼顾安全与跨院共享需求。
档案密级划分将档案划分为A 级、B 级、C 级、普通级四个密级，在档案归档环节由档案管理员统一标注密级。权限遵循 “上级可查看下级档案，下级不可越级查阅” 原则，普通级档案仅对外开放公开内容，重要医疗病历、人事资料严格限制访问范围。
（四）全流程线上归档管理，流程规范、节点可追溯
搭建标准化线上归档流程，实现从提报到最终入库的全流程线上流转：
各院、各科室档案负责人在系统内发起归档流程，完整填写档案基础信息并提交；
对应档案管理员在线审核归档内容，审核通过则进入下一环节，审核不通过可在线打回并标注修改意见；系统设置多层提醒机制：归档申请通过后，每 3 天提醒经办人移交原件，9 天后自动通知档案管理员跟进，杜绝档案归档拖延、原件遗漏问题。
（五）档案全生命周期管理与统计监管
系统覆盖档案收集整理、归档入库、编研利用、借阅使用、鉴定销毁、档案移出、统计分析全生命周期。支持档案编研功能，可建立不同档案之间的关联关系，方便临床对比病历、行政查阅关联文件。同时内置数据统计模块，自动统计档案总量、归档数量、借阅频次、到期档案、销毁档案等数据，生成可视化统计报表，为医院档案管理决策提供数据支撑。
四、应用价值
（一）实现医联体档案互联互通，提升诊疗协作能力
平台打通总院与四家分院的档案壁垒，医护人员可跨医院、跨部门快速调取患者病历、病史资料，为联合诊疗、疑难病例会诊提供数据支撑。
（二）档案管理效率大幅提升，释放人力成本
智能检索、自动档案编码、线上流程替代传统人工操作，查档、编号、归档、借阅等工作效率显著提升；统一的线上流程减少线下跑腿、手工登记等重复工作，有效减轻档案管理人员与各科室行政人员的工作负担。
（三）规范管理流程，满足医疗行业合规要求
归档、借阅、鉴定、销毁全流程标准化、线上化，操作全程留痕、日志可查；密级与权限分级管控，有效保护患者隐私、医院涉密资料；电子化备份与一体化管理，防止纸质档案损坏、丢失，完全符合医疗行业及国家档案管理相关规范。
本次项目结合国药东风总医院医联体运营模式、三级甲等医院管理标准以及医疗档案的特殊性，打造了一套高稳定、高安全、易拓展的一体化智慧档案管理平台。平台彻底解决了传统档案纸电分离、查找困难、流程混乱、跨院共享难等痛点，实现五家医疗机构档案集中管控、规范流转、高效共享。系统上线后，不仅推动医院档案管理从人工粗放模式转向数字化、标准化、智能化模式，更有效助力院内诊疗协作、医学交流与合规管理。
