江苏皇冠新材料科技有限公司
一、企业概况：亚太胶粘制品龙头 —— 江苏皇冠
皇冠胶粘始建于 1990 年，是国内集研发、生产、销售于一体的胶粘制品龙头企业，也是亚太地区规模最大的双面胶粘带生产企业，主营工业胶粘带、双面胶粘带、亚克力 / 硅胶保护膜等核心产品，远销全球五大洲，广泛应用于数码电子、光电、家电、汽车、印刷等领域，长期服务 APPLE、SAMSUNG、华为、联想、美的等国内外知名品牌。企业总部位于广东中山，下设广东中山、江苏太仓、广东开平三大生产基地，已通过 ISO9000 国际质量体系认证，连续十二年获评省级、国家级 “守合同重信用企业”“诚信单位”，在胶粘制品行业具备标杆影响力。
二、项目背景：多厂区文控管理的数字化困境
江苏皇冠原有文件管理模式高度依赖纸质文档+零散电子档互传，搭配 OA系统做基础流程管理，长期存在四大核心痛点：
文件管理低效：跨厂区文件交互依赖人工传递，查询、版本更新耗时，历史版本、分发记录无统一留存，追溯难度大；
安全管控缺失：车间工位均配备电脑，文件下载、打印无限制，核心技术与合规文件存在外泄风险；
体系文件依赖传统方式：一至四级体系文件的编号、审批、盖章、权限管控依赖传统方式，效率较低；
系统协同割裂：组织架构、用户信息、消息通知未与办公工具打通，审批待办、文件流转通知不及时，数据不同步。
基于以上问题，企业明确核心需求：
搭建专业文控管理系统平台，统一管理一至四级体系文件，实现版本、权限、审批、编号、盖章、流程历史、分发记录全流程管控；
完成钉钉、PLM等系统对接，实现组织架构同步、扫码登录、消息推送；
严控文件下载、打印行为，支持车间电脑在线查阅，降低文件外泄风险；
搭建客户文件、供应商文件、NPI 项目文件等专项分类库，配套专属审批与外发流程。
三、润普文控解决方案：全链路数字化文件管控体系
广州润普针对江苏皇冠多厂区、高合规、强安全的管理要求，打造集集成对接、全生命周期管控、权限安全、流程自动化、跨厂区协同于一体的文控解决方案，以技术功能直击管理痛点，实现文件管控数字化升级。
（一）多系统深度集成，打通数据与协同壁垒
1）钉钉原生对接
- 实现钉钉扫码登录，替代传统账号密码登录，提升登录便捷性与安全性；
开启钉钉组织架构实时自动同步，钉钉人员调整后系统一键同步，避免人工维护导致的信息滞后。
- 配置钉钉消息推送，审批待办、文件分发、流程通知直接推送至钉钉，消除信息差。
2）跨系统数据打通
完成致信、PLM 系统对接，实现项目文件、业务数据与文控系统互联互通，解决业务与文控数据割裂问题，满足企业一体化管理需求。
（二）体系文件全生命周期管控，规范管理标准
1）分级分类存储
搭建1-4 级体系文件 + 临时文件 + 通用文件结构化目录，按项目、产品、部门维度归类，配套 项目、客户、供应商、培训等专项文档库，实现文件 “一键定位、有序归集”。
2）标准化编号规则
落地前缀编码体系，，按 （一级）、（二级）、（三四级）等类型自动生成流水号，支持客户、供应商文件专属编号规则，彻底解决编号混乱问题。
3）全流程可追溯
记录文件从起草、评审、审核、批准、盖章、分发到废止的全流程日志，保留历史版本、关联引用、分发签收记录，满足 ISO 及行业合规追溯要求。
4）线上电子盖章
内置线上盖章功能，按文件类型匹配专属印章，盖章流程嵌入审批节点，替代线下用印，提升发布效率，保证文件权威性。
（三）精细化权限与安全管控，严防文件外泄
1）岗位级细粒度授权
摒弃传统文件夹授权，采用文件级授权+岗位分组授权模式，品管、生产、物控 DCC 等岗位按职责配置编辑 / 阅读权限，批量文件可通过权限申请流程统一授权，解决 OA 系统无组授权的弊端。
2）文件操作安全限制
针对车间场景，开启下载限制、打印限制、查看次数限制、动态水印等防护策略，支持设置文件失效日期，核心文件仅允许在线预览，从技术层面杜绝随意下载、打印导致的泄密风险。
3）外发安全加固
文件外发支持密码保护、限时分享、回执确认，外发流程可自动读取表单字段，无需手动录入，兼顾安全与效率。
（四）可视化分级审批流程，提升流转效率
1）分层审批自定义
针对不同文件类型配置专属流程：
- 一级文件：DCC 初审→部门经理→管代审核→总经理批准→DCC 盖章发布；
- 二级文件：DCC 初审→部门经理→总经理批准→发布；
- 三四级文件：DCC 初审→相关部门评审→主管审核→经理批准→发布；
同时配置运营优化、项目、供应商自评、文件外发等专项审批流，支持手工指定审核人、打回节点设置、审批时限提醒。
2）流程自动化管控
审批步骤可拖拽配置，支持 “一人通过”“全部通过” 两种模式，打回可定位至指定节点，超时自动提醒，替代线下人工催办，大幅缩短审批周期。
（五）跨厂区协同与专项文件管理
1）多厂区文件互通
统一文档库支持中山、太仓、开平等地区文件实时交互，权限按地区隔离，确保跨地区协作高效且安全。
2）客户 / 供应商文件专项管理
搭建客户报告，及供应商 、品质协议等专属库，配套外发、回传、审批流程，实现上下游文件闭环管理。
本次润普文控管理解决方案，彻底解决江苏皇冠文件管理老旧、版本混乱、权限不清、协同低效、安全薄弱五大痛点，实现多厂区文件管控标准化、数字化、安全化，为胶粘制品行业的文控数字化升级提供可复制的实践范本。
