维达纸业集团
一、维达纸业集团简介
维达纸业集团（全称：维达国际控股有限公司）创建于1985年，总部位于广东省江门市新会区，是亚洲具规模的卫生用品企业，秉承“健康生活从维达开始”的理念，致力于为消费者提供优质卫生护理用品和服务。经过近40年发展，维达集团业务已覆盖生活用纸、失禁护理、女性护理及婴儿护理四大领域，拥有维达、得宝、多康、薇尔等多个知名品牌，在中国内地建有十大先进生产基地，在马来西亚、中国台湾设有生产基地，在澳洲设有后期加工工厂，业务辐射亚洲多个国家及地区。
二、项目需求背景
随着维达纸业集团业务规模的不断扩张，总部与各分子公司的协同管理需求日益凸显，传统的档案与文控管理模式已无法适配企业高质量发展需求，核心痛点集中体现在以下方面：
（一）档案管理痛点
1. 档案管控分散，难以统一统筹：维达集团总部及各分子公司分布广泛，档案类型繁杂，涵盖经营档案、研发档案、生产管理档案、项目建设档案、设备仪器档案等多个品类，传统管理模式下，各主体档案分散存储、各自管理，数据口径不统一，总部难以实现对所有档案的集中管控，档案调取、汇总效率低下，增加了审计与合规管理难度。
2. 归档流程繁琐，人工成本偏高：集团内部OA系统与档案管理脱节，OA系统生成的文件需人工手动归档，不仅耗时耗力，还易出现归档遗漏、分类错误等问题，无法实现文件全生命周期的闭环管理，不符合企业数字化高效管理的需求。
3. 借阅流程低效，协同体验不佳：档案借阅需经过多环节人工审批，审批消息传递不及时，员工需反复跟进审批进度；档案借阅、归还登记依赖人工记录，操作繁琐，易出现登记错误、档案丢失等风险，影响工作协同效率。
（二）文控管理痛点
1. 体系文件管理混乱，版本难以统一：集团总部与各分子公司涉及大量体系文件，包括管理手册、程序文件、作业指导书、标准文件、时效性文件等，传统管理模式下，文件版本更新不及时，各分子公司可能使用不同版本的文件，易出现操作不规范、合规风险等问题。
2. 审批流程繁琐，文件流转低效：体系文件的审批需经过多部门、多岗位协同，传统线下审批或分散式线上审批模式，存在审批周期长、催签繁琐、审批痕迹难以留存等问题，严重影响文件发布与落地效率。
3. 文件分发滞后，落地执行受阻：审批完成后的体系文件，需人工传递至各分子公司相关岗位，分发过程繁琐、滞后，导致部分岗位无法及时获取最新文件，影响生产经营与管理工作的规范执行。
三、润普解决方案：档案文控一体化管理平台，打通管理全链路
针对维达纸业集团的核心痛点，广州润普结合其业务特点与管理需求，量身打造档案文控一体化管理平台，覆盖总部及所有分子公司，实现“集中管控、智能协同、高效落地”的管理目标，完美适配集团化企业的多主体协同管理需求。
（一）档案管理模块：全品类集中管控，智能协同提效
润普档案管理模块以“集中化、智能化、便捷化”为核心，全面覆盖维达集团总部及各分子公司，实现各类档案的全生命周期管理，具体功能如下：
1. 全品类档案集中管控：系统档案类型包含经营档案、研发档案、生产管理档案、项目建设档案、设备仪器档案等所有品类档案，设置子公司目录，存储各分子公司的档案，如广东分公司、新会分公司、辽宁分公司、山东分公司等，实现所有档案的集中存储、统一检索，总部可实时查看、统筹管理各分子公司档案，确保档案数据口径统一。
2. 与OA系统深度集成，实现自动归档：系统与维达集团现有OA系统无缝对接，OA系统生成的各类文件（如公文、审批单、业务资料等）可自动同步至档案管理系统，按照预设规则完成分类、归档，无需人工干预，实现文件从起草、审批到归档的全链路自动化管理。
3. 借阅流程协同OA，审批高效便捷：档案借阅流程与OA系统深度集成，员工发起档案借阅申请后，审批流程自动流转，审批代办消息实时推送至OA系统，员工可在OA端直接处理审批事宜，无需切换系统；同时，系统支持扫码枪扫码操作，通过识别档案条码，可快速完成档案借阅、归还登记实现档案借阅、归还的高效管控。
（二）文控管理模块：体系文件规范化，审批分发一体化
润普文控管理模块聚焦维达集团总部及各分子公司的体系文件管理需求，实现文件从起草、审批、分发到归档的全流程数字化管理，具体功能如下：
1. 全类型体系文件管控：系统支持管理手册、程序文件、作业指导书、标准文件、时效性文件等各类体系文件的录入、编辑、存储与管理，建立统一的文件档案库，实现文件版本的集中管控，确保总部与各分子公司使用的文件版本统一、内容准确，避免因版本混乱导致的操作不规范问题。
2. 在线审批流程，高效闭环管理：系统内置灵活的在线审批功能，根据维达集团的组织架构与管理需求，自定义审批节点与流程，体系文件起草完成后，可一键提交审批，审批人在线查看、签署审批意见，审批痕迹全程留存；同时，系统支持审批超时提醒功能，避免审批流程卡顿，大幅缩短审批周期。
3. 审批完成自动分发，落地及时高效：体系文件审批完成后，系统可按照预设的分发范围（总部各部门、各分子公司相关岗位），自动将文件分发至对应人员，接收人员可实时查看、下载最新文件，确保文件快速落地执行；同时，系统支持文件更新提醒功能，当文件版本更新后，自动提醒相关人员及时查看，确保所有岗位使用的均为最新版本文件。
四、使用价值
档案文控一体化管理平台上线后，全面解决了维达纸业集团传统管理模式的核心痛点，为企业带来了显著的管理价值与经济效益，助力企业实现数字化管控升级：
1. 管理规范化，降低合规风险：通过档案集中管控与体系文件版本统一，维达集团实现了档案与文控工作的标准化、规范化管理，确保各类档案、文件的完整性、准确性与安全性，满足行业合规与内部管理要求，有效降低因档案混乱、文件版本错误导致的合规风险，为企业审计、监管检查提供了有力支撑。
2. 协同高效化，大幅提升工作效率：OA系统与两大管理系统的深度集成，实现了文件自动归档、审批代办推送、在线审批、自动分发等功能，彻底减少了人工操作环节，避免了重复劳动，档案归档效率提升80%以上，文件审批周期缩短70%，档案借阅、归还操作时间缩短至几秒，显著提升了总部与各分子公司的协同工作效率，让员工将更多精力投入到核心业务中。
3. 成本最优化，减少管理投入：系统实现了档案与文控工作的数字化、无纸化管理，减少了纸质档案的打印、存储、保管成本，同时降低了人工归档、审批、分发的人力成本；集中管控模式也减少了各分子公司单独管理的重复投入，为企业节约了大量管理成本，实现了降本增效的管理目标。
