正大集团
一、客户概况
正大集团（亦称卜蜂集团，CP Group）始创于 1921 年，由泰籍华人谢易初先生创办，是享誉全球的大型跨国企业。集团历经近百年发展，从单一种子业务逐步拓展为以农牧食品、商业零售、电信电视为核心，覆盖金融、地产、制药、机械加工等十余个领域的多元化产业集团，业务版图遍及全球 100 多个国家和地区，全球员工规模约 35 万人，2019 年全球销售额达 680 亿美元，综合实力稳居世界行业前列。
正大食品是集团核心业务板块，下设屠宰场、调理厂、熟食厂、仓储中心、研发部、采购部、食品安全部等多个业务单元，组织架构完善、产业链条庞大。作为农牧食品龙头企业，公司严格遵循食品行业监管法规，对供应链管理、供应商资质审核、生产工艺文件、行政人事档案、食品安全资料等有着极高的管控标准。企业供应商体系繁杂，涵盖辅料、包装材料、化工原料等多类合作厂商，加之集团采用总分公司协同运营模式，传统人工管理方式已无法适配规模化、标准化、合规化的发展要求。为此，正大集团携手润普，搭建集综合档案管理、供应商资质管控、流程审批、系统集成于一体的智慧档案管理平台。
二、解决方案
结合正大集团农牧食品行业特性、食品安全合规要求、集团化组织架构以及个性化功能需求，润普量身打造智慧档案 + 供应商资质一体化管理平台，从底层部署、功能模块、权限体系、系统集成、集团化管控等维度全面落地，完整匹配企业全部使用场景，具体方案如下：
（一）综合办公档案全生命周期管理
平台统一承载人事、行政、食品安全、生产报表、工艺文件等全类型办公档案，支持 Word、Excel、PDF、JPEG 等主流格式文件，实现文件全流程数字化管控：
1）文件基础操作
所有文件支持在线预览、在线编辑、上传、下载，员工无需下载本地即可完成文档编辑协作，简化办公流程。
2）文件分发与追溯管理
针对一、二、三线工艺文件批量分发场景，系统自动记录分发对象、分发时间、文件版本等完整台账；历史分发文件支持关键词检索、记录筛选，无需逐一点击历史链接，一键即可定位往期分发内容，大幅提升查阅效率。
3）离职文件标准化交接
新增人员离职交接专属模块，设置强制交接流程。员工离职前需梳理名下所有文件、档案，在线完成分类移交并生成电子交接台账，档案管理员核对确认后方可完成交接流程，从制度与系统层面杜绝文件流失。
4）分级目录管理
按照企业组织架构与业务板块搭建多级档案目录，各部门文件独立归类，目录管理权交由部门主管，保障档案分类清晰、权责明确。
（二）供应商资质专业化管控
针对供应商数量多、品类杂、审核周期不一、合规要求高的痛点，搭建全流程供应商资质管理体系，实现智能化预警、审核、归档、废止全闭环管理：
1）供应商与资质分类管理
按照纸箱包装、生产辅料、化工原料等维度对供应商进行分组，为不同组别单独配置差异化审核周期；统一归集营业执照、产品合格证、ISO9001 认证、无毒无害证明等各类资质文件，每一份证件独立设置有效期、审核规则。
2）双色分级到期预警机制
设置双层提醒规则与可视化标识：黄色标识代表资质即将到期，根据审核周期提前半个月至一个月自动触发提醒；红色标识代表资质已超期，高亮警示风险。通过颜色区分风险等级，管理人员可直观识别待处理事项。
3）多渠道消息提醒
系统内置站内消息 + 备忘录双重提醒功能，资质临期、超期信息自动推送至对应负责人，同时自动生成永久可查的提醒记录表，做到每一条预警都有据可查。
4）标准化资质审核流程
固化线上审核链路，审核全部通过后，资质正式生效启用；审核过程支持填写批注、退回重提，全流程留痕可追溯。
5）过期资质专区管理
资质到期失效后，系统自动将文件转入废止专区单独存放，区分在用资质与作废资质，便于监管部门核查与历史溯源，完全满足食品行业监管检查要求。
（三）多层级精细化权限管控体系
结合企业岗位职能、内外使用场景，搭建分级分权的权限体系，做到权责清晰、安全隔离：
l高层管理人员：拥有全部门所有文件夹的查看权限，可统筹查阅全公司档案与资质资料。
l各部门主管：拥有本部门全部文件夹的管理权限，可对非保密文件执行在线打印操作。
l部门管理员：具备文件编辑、上传、新建子文件夹、查看非涉密文件的权限，负责本部门档案日常维护。
l外部站点人员：仅开放文件基础查看权限，严格关闭在线预览、下载、编辑、打印等操作，严防外部人员窃取内部资料。 整套权限体系从组织、岗位、操作三个维度进行管控，兼顾使用便捷性与数据安全性。
（四）可视化数据统计分析报表
参考企业文件数据分析模式，定制化开发文件数据可视化看板与统计报表：
系统自动采集档案总量、文件分发次数、供应商资质数量、临期 / 超期资质数量、审批流程完成率等核心数据，以柱状图、饼图、统计表等形式直观展示。管理人员可通过数据报表全局掌握档案运行状态、供应链资质风险点，为日常管理与战略决策提供数据支撑。
三、应用成效与价值
平台全面落地运行后，彻底解决正大集团传统档案与供应商资质管理的各类痛点，结合食品行业合规要求与集团化运营特点，实现多维度价值提升：
l筑牢食品安全合规防线，规避经营风险：供应商资质双色预警、自动提醒、分级审核功能，确保各类资质证件及时更新，从源头杜绝证件过期问题，完美适配食品行业严格的监管要求，大幅降低合规处罚风险；全流程操作日志、废止档案专区，也可快速应对监管部门现场核查。
l规范文件管理，保护企业知识资产：标准化的离职文件交接流程、文件分发追溯功能，有效避免人员变动造成的资料流失；文件集中存储、分类管理，解决了资料分散、查找困难的问题，企业工艺文件、业务报表等知识资产得到完整沉淀。
l流程全面线上化，大幅提升办公效率：自定义审批流程，替代线下纸质审批；文件在线编辑、批量分发、一键检索，减少大量人工重复工作，档案管理、资质审核、文件流转效率显著提升。
l精细化权限管控，保障数据安全：多层级权限划分实现内部岗位隔离、外部人员严控，工艺文件、客户资料、供应商信息得到有效保护，构建起全方位的数据安全防护体系。
四、项目总结
食品安全合规标准、庞大的供应商体系以及集团化运营架构，打造了集综合档案管理、供应商资质管控、流程审批于一体的全功能智慧档案平台。
平台不仅针对性解决了文件流失、资质过期、查阅低效、系统孤立等历史难题，还通过智能化预警、可视化报表、集团化管控等增值功能，进一步提升企业精细化管理水平。未来，润普将持续根据正大集团信息化发展规划，深化多系统集成、功能迭代优化，以稳定可靠的技术与服务，持续赋能企业数字化转型，同时也为农牧食品、大型跨国集团、供应链密集型企业的智慧档案建设提供优秀的实践范本。
