TCL 科技集团
作为全球领先的智能科技产业集团，TCL 历经四十余年创新发展，已形成智能终端、半导体显示、新能源光伏与半导体材料三大核心产业版图，业务遍布全球、员工规模庞大、组织架构复杂。随着集团数字化管理不断深化，人事档案全生命周期规范化、集中化、智能化管理，成为支撑人力资源高效运营、保障集团合规治理的关键一环。
广州润普凭借在企业档案管理领域的成熟产品与深度定制能力，成功中标 TCL 人事档案管理系统项目，为其量身打造集团级人事电子档案管理解决方案，打通 HR、OA、SAP、HRSP 等多系统协同，实现员工从入职、在职、调动到离职全流程档案闭环管理，全面解决传统人事档案管理痛点，助力 TCL 人力资源管理迈入高效、安全、可控的数字化新阶段。
一、项目背景：大型集团人事档案管理的现实困境
在未上线人事档案管理系统前，TCL 集团员工档案管理长期面临分散、低效、易出错、难审计等问题，与集团化、标准化、数字化的管理要求存在明显差距：
1.档案分散存放，统一管理难
员工档案分属招聘、入职、绩效、培训、晋升、异动等多个环节，电子文件散落在 OA、ERP、HR 系统、本地电脑，纸质档案人工归档，同一员工资料跨部门、跨系统割裂，无法统一查看。
2.调阅流程繁琐，工作效率低
HR查阅档案需跨部门问询、提交申请、人工翻找，耗时耗力；档案借阅、移交、销毁依赖线下流转，审批周期长、进度不可视。
3.纸电分离管理，完整性难保障
纸质档案与电子档案不同步，存量档案逐年累积，易出现破损、丢失、归档不全；缺少缺档监控机制，遗漏材料无法自动提醒，合规风险突出。
4.权限管控粗放，安全风险高
传统模式难以按组织、岗位、密级精细化授权，跨职能查阅无边界；档案借阅、打印、下载无法留痕，核心人事信息存在泄露隐患。
5.系统协同不足，数据不通畅
原有系统无法与 OA、HR、SAP等打通，组织架构、人员信息不能自动同步，流程结束无法自动归档，大量工作依赖人工重复操作。
基于以上痛点，TCL 正式启动人事档案数字化建设，经过多轮选型与对比，最终选择广州润普共建集团统一的人事电子档案管理平台。
二、解决方案：以全生命周期管理，重构集团人事档案体系
结合 TCL 集团管理规范、组织架构与业务流程，润普以 “电子集中化、流程线上化、权限精细化、系统一体化”为核心，搭建覆盖全员、全场景、全流程的人事档案管理系统，实现人事档案从采集、归档、查询、借阅、移交、销毁到统计的一站式管控。
1. 统一档案库：按工号集中，实现一人一档
系统以工号为唯一标识，自动为每位员工建立独立档案目录。
统一归集：入职资料、劳动合同、体检报告、学历证书、培训、晋升、离职等全类别档案。
支持纸质档案扫描仪 / 高拍仪批量电子化入库，快速完成存量档案数字化。
2. 流程线上化：全业务闭环，自动流转审批
归档流程：支持单个 / 批量上传、扫描直传，流程完结自动归档；与 HR 电子合同、SAP 系统对接，入职 / 调动 / 离职 / 续签自动归档。
借阅流程：在线发起借阅，自定义审批流，支持在线查看、水印打印、下载 PDF / 原文件；权限到期自动回收，全程留痕可追溯。
移交流程：员工跨部门调动，档案自动按规则移交，调出方保留必要材料，其余同步至调入方。
销毁流程：按保管期限自动提醒鉴定，线上审批、生成销毁清册，电子档案留档备查，满足审计要求。
3. 智能缺档管理：自动检测，主动提醒
自定义缺档规则：按部门、员工类型、档案项目、提醒周期配置。
扫描未归档材料，自动向 HR 与员工发送提醒，确保档案 100% 完整。
支持缺档清单导出、批量催办，大幅降低人工审计成本。
4. 精细化权限体系：集团分级管控，安全可控
三维权限模型：人员 / 部门 / 岗位 × 角色权限 × 档案对象权限。
细粒度控制：预览、打印、带水印下载、原文件下载。
按事业部 / 区域/ 子公司划分管理范围，普通用户无权限必须走借阅申请。
全程操作日志，借阅、打印、下载、修改可审计、可回溯。
5. 深度系统集成：打通数据壁垒，提升自动化水平
润普人事档案管理系统与 TCL 现有信息体系全面打通：
组织 / 人员同步：自动对接 SAP、HR，实时同步组织架构、员工信息、岗位变动。
对接 OA 门户，一次登录、免密访问。
流程待办推送：审批消息同步至 OA，提升处理效率。
自动归档：OA、HR流程办结后，附件自动归档至对应员工档案库。
硬件集成：对接扫描仪、高拍仪，纸质档案一键电子化、自动归类。
6. 强大查询与统计：数据一目了然，支撑管理决策
支持工号、姓名、部门、在职状态多维度精确 / 模糊检索。
支持批量工号导入查询、OCR 文字识别检索。
自动生成统计报表：归档量、借阅率、缺档清单、逾期未还、销毁记录等。
支持按月 / 按部门输出报表，可视化展示，便于管理复盘与合规汇报。
三、实施成效：数字化赋能人力资源管理提质增效
自润普人事档案管理系统上线以来，TCL 集团人力资源管理效率、档案安全水平、合规治理能力得到显著提升：
1.管理模式升级
从 “纸电分离、分散混乱” 转向 “集中统一、一人一档”，集团人事档案标准化、规范化全面落地。
2.工作效率大幅提升
档案查找从小时级缩短至秒级，借阅、移交、销毁全流程线上化，HR 工作量显著降低，更多精力投入核心业务。
3.合规风险全面降低
缺档自动提醒、权限严格管控、操作全程留痕、销毁清册可查，满足上市公司内控与审计要求。
4.系统协同价值凸显
与 OA、HR、SAP深度打通，数据自动同步、流程自动归档，消除重复录入，实现真正的数字化协同。
5.集团管控能力增强
支持多事业部、多区域、多子公司分级管理，总部可实时掌握全集团人事档案状况，决策更高效、更精准。
润普以成熟产品为底座、以深度定制为能力、以落地效果为目标，真正解决了大型企业 “人员多、组织杂、流程多、合规严” 的人事档案管理难题。
未来，广州润普将继续深耕企业人事档案与文档管理领域，以更稳定的系统、更贴合的方案、更专业的服务，助力更多大型集团实现档案数字化、管理智能化、合规常态化，为企业数字化转型持续赋能。
