百雀羚
创立于 1931 年的百雀羚，是国内历史悠久、享誉盛名的经典护肤品牌，历经九十余载匠心沉淀，已发展成集研发、生产、销售于一体的现代化日化企业，旗下拥有百雀羚、凤凰、小百羚等多个知名品牌，凭借 “东方草本、天然温和” 的产品理念，成为国货美妆行业标杆。
随着品牌高速发展，上海总部、供应链、多工厂协同办公日益频繁，文档分散、权限粗放、外发不便、误删难找回等问题，逐渐成为内部协作的阻碍。为实现文档统一管控、安全流转、高效协同，百雀羚选择与广州润普合作，部署企业级文档管理系统，打造集中、安全、可共享、可追溯的文档管理平台，全面支撑品牌数字化运营与知识资产沉淀。
一、项目背景：多组织协同下的文档管理痛点
百雀羚组织架构覆盖上海总部、品牌事业部、销售、研发、质量、供应链、多工厂等单元，此前文档分散存放于 NAS、共享服务器，长期面临五大管理难题：
文档分散，统一管理难：各部门、工厂文件各自存放，查找耗时、版本混乱，难以形成统一资产库；
权限粗放，安全风险高：目录与文件权限管控粗糙，无法按岗位、部门精细化授权，重要资料易越权访问；
误删无备份，数据易丢失：文件删除后无可靠回收机制，重要资料误删难以恢复，业务连续性受影响；
内网限制，外勤访问难：仅支持内网访问，外勤、出差人员无法及时获取工作文档，办公效率受限；
大文件外发繁琐：对外传输设计方案、产品资料、供应商文件等大文件，流程复杂、不便管控。
为解决上述痛点，百雀羚明确以集中化、权限化、可外网、可回收、易分享为目标，启动文档管理系统升级项目，最终选用润普文档管理解决方案。
二、解决方案：统一文档管理平台，实现全场景安全管控
润普结合百雀羚 “总部 + 供应链 + 多工厂” 的组织特点，以集中存储、精细权限、安全分享、跨网访问、误删可恢复为核心，量身打造文档管理平台，实现文档全生命周期可控。
1. 集中统一库：总部与供应链分域管理
搭建上海总部、供应链两大独立文件库，通过权限隔离，双方仅可见自身目录，互不干扰；
按部门建立标准化文件夹，授权部门负责人管理，实现 “谁的文件谁负责”，权责清晰；
统一归集研发、生产、质量、品牌、销售、采购等全品类文档，打破信息孤岛。
2. 精细权限管控：六级权限，精准到文件
分级配置：查看标题、预览、打印、水印下载、原文件下载、管理权限；
针对保密文件设置 “仅超级查看人可见”，实现核心资料刚性保护，从源头杜绝越权访问；
- 对接组织架构与账号自动同步，以工号为唯一账号，管理更规范。
3. 回收站机制：误删可找回，数据更安全
开启30 天回收站保留机制，删除文件自动进入回收站，支持一键还原，彻底解决误删丢失问题；
全操作日志留痕，删除、还原、分享、下载均可追溯，满足审计与内控要求。
4. 外网安全访问：随时随地办公
支持外网安全访问，外派、出差、居家办公人员可随时查阅、下载所需文档，打破时空限制；
兼顾便捷性与安全性，所有访问均在权限与日志管控范围内。
5. 文件收发中转站：大文件安全外发
搭建文件外发 + 文件传入双模块，生成带时效的分享链接，以邮件发送给外部伙伴；
可设置预览 / 下载权限、有效期，到期自动失效，解决大文件传输难、管控难问题；
外部文件传入通过专用中转区上传，统一归集、统一管理，避免零散接收。
三、落地价值：文档更安全，协作更高效
润普文档管理系统上线后，百雀羚彻底告别分散、粗放、低效的传统模式，实现文档集中、权限可控、数据安全、协同提效四大核心价值：
统一资产，查找提速：全公司文档 “一个平台管理”，目录清晰、检索快捷，员工找文件从 “到处问” 变为 “一键查”；
权限闭环，风险压降：精细权限 + 保密等级 + 操作日志，核心资料不外泄、不越权，合规与安全双保障；
误删可恢复，数据安心：回收站机制彻底杜绝文件丢失，重要资料全程可追溯、可还原；
跨网办公，体验升级：内外网均可安全访问，外勤人员随时调取资料，办公不受地点限制；
高效外发，协同顺畅：时效链接 + 权限控制，大文件安全对外分享，内外协同更高效、更规范。
四、合作总结
百雀羚文档管理项目，是润普在美妆日化、多组织协同、品牌 + 工厂联动场景的典型落地案例。项目不只是简单的文件集中存储，更是围绕安全、可控、易用、可扩展构建的企业数字资产管理体系，帮助百年国货品牌在数字化转型中，实现知识资产的有效保护、高效流转与持续沉淀。
未来，广州润普将继续深耕企业文档、档案、知识管理领域，以成熟产品与快速响应服务，助力更多美妆、快消、制造企业搭建安全高效的数字资产管理平台，让每一份核心资产都可管、可控、可传承。
